Босс референт на платформе lotus notes. Сравнительный анализ систем электронного документооборота "Босс-референт" и "Directum"

"БОСС-Референт" -- система электронного документооборота, предназначенная для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства, созданная в 1996 году, в качестве дочернего предприятия крупного системного интегратора компании АйТи. В настоящее время "БОСС-Референт" является лидирующей СЭД на российском рынке.

"БОСС-Референт" используют многие органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, как крупные холдинги с большим количеством филиалов, так и малые организации.

Использование СЭД "Босс-референт" помогает в решении следующих задач управления:

• 1) организация эффективной работы с договорами;
• 2) создать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;
• 3) автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;
• 4) обеспечить надежный контроль исполнения руководительских поручений;
• 5) повысить эффективность работы с заявками и обращениями;
• 6) реализовать проектный документооборот и возможность более сплоченной коллективной работы;
• 7) наладить управление документами в рамках системы высокого качества менеджмента.

Так же данная система включает в себя функциональные возможности, позволяющие реализовать:

• - поддержку процессов согласования задач:
• - контроль исполнения поручений руководства:
• - работу с входящей и исходящей документацией.

СЭД "БОСС-Референт" обладает рядом уникальных преимуществ, как коммерческих, так и технологических, способных обеспечивать лидерство данной системы на российском рынке решений для управления документами. Отвечая потребностям крупных и небольших организаций любых отраслей, система позволяет органам государственной власти создавать комплексные информационные системы.

Преимущества системы БОСС-Референт

• 1) Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.
• 2) Поддержка сложных маршрутов согласования документов.
• 3) Развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика.
• 4) Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ.
• 5) Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.
• 6) Простота освоения пользователями.
• 7) Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.
• 8) Удобный интерфейс.

Основные функции СЭД "Босс-референт":

• 1) Документационное обеспечение принятия решений:
• 2) Автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями.
• 3) Поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам.
• 4) Подстрока регламентов в ходе их использования "на лету".
• 5) Контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов.
• 6) Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям.
• 7) Работа с версиями и редакциями документов.
• 8) Обработка входящих и исходящих документов:
• 9) Регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов "по вопросу".
• 10) Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам.
• 11) Поддержка сложных регистрационных номеров.

Обеспечение работы нескольких канцелярий.

• 12) Контроль исполнительской дисциплины
• 13) Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям и мн.др.

Данная система разработана компанией АйТи (http://www.it.ru). Относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы.

Основное применение - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Поддерживает делопроизводство, организационное управление, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической структурой в России. Другая отличительная черта системы «БОСС-Референт»: в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в «БОСС-Референт» интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

Система реализована на платформе LotusNotes. Благодаря этому вдобавок к функциям «БОСС-Референт» пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды LotusNotes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и т.д. «БОСС-Референт» является наиболее открытой во всех смыслах системой – она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса.

1.1. Назначение системы «босс-Референт»

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти.

Главными результатами внедрения системы являются :

Повышение управляемости организации. Новый уровень исполнительской дисциплины.

Поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия. Повышение скорости принятия решений.

Создание условий для обмена знаниями и информацией. Совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.

Преимущества системы БОСС-Референт

Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.

Поддержка сложных маршрутов согласования документов.

Развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика.

Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ.

Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.

Простота освоения пользователями.

Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.

Функциональность системы

Система БОСС-Референт обеспечивает автоматизацию процессов:

Документационного обеспечения принятия решений, включая создание проекта документа, его согласование, утверждение и направление в архив;

Контроля исполнительской дисциплины, в том числе процессы формирования поручений и контроля их выполнения;

Работы с входящей и исходящей корреспонденцией.

Названные функции могут быть реализованы в организациях и компаниях, имеющих многоуровневую, территориально-распределенную и функционально-проектную структуру.

Автоматизируемые функции

Документационное обеспечение принятия решений:

Автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями. Регламент - документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы (шаги), которые должен предпринимать участник или группа участников для выполнения бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов (шагов).

Поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам.

Подстрока регламентов в ходе их использования «на лету».

Контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов.

Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям.

Работа с версиями и редакциями документов.

Обработка входящих и исходящих документов:

Регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов «по вопросу».

Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам. Резолюция (лат. resolution - решение, разрешение) - решение, принятое должностным лицом или совещательным органом, международной организацией.

Поддержка сложных регистрационных номеров.

Обеспечение работы нескольких канцелярий.

Контроль исполнительской дисциплины.

Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям.

Формирование поручений, корректировка списка исполнителей и сроков выполнения поручений.

Контроль сроков и работ по выполнению поручений.

Мониторинг и статистика выполнения поручений и отработки документов. Мониторинг - процесс наблюдения и регистрации данных о каком либо объекте на неразрывно примыкающих друг к другу интервалах времени, в течение которых значения данных существенно не изменяются.

Поддержка сложных организационных структур компаний и организаций.

Ведение данных о подчиненных компаниях, подразделениях и сотрудниках организаций.

Поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений.

Управление правами сотрудников на создание, согласование подписание, регистрацию документов и т. д.

Функциональная структура системы БОСС-Референт

Системы сканирования и распознавания текста

Система БОСС-Референт интегрирована с системами сканирования и распознавания текста ABBYY FineReader (версия 4.0 или SE 7.0) и CuneiForm (версия 10 и выше). FineReader - система оптического распознавания символов, разработанная российской компанией ABBYY . CuneiForm (англ. cuneiform кьюниформ - клинопись), Cognitive OpenOCR - свободно распространяемая открытая система оптического распознавания текстов российской компании Cognitive Technologies. Наличие интеграции позволяет организовать быстрое автоматическое преобразование документов из бумажного в электронный вид и удобный ввод их в систему. Интеграция - восстановление, восполнение, сплочение, объединение политических, экономических, государственных и общественных структур в рамках региона, страны, мира.

БОСС-Референт предлагает три варианта использования средств сканирования в системах электронного документооборота и автоматизации делопроизводства:

Использование настольного сканера для организации индивидуального сканирования. Рекомендуется использовать в организациях с небольшим объемом входящих документов

Использование сетевых сканеров для рабочих групп

Использование потоковой линии сканирования, обеспечивающей быстрое автоматическое преобразование документов в электронный вид в непрерывном потоковом режиме. Такое сканирование выполняется с использованием технологии штрих-кодов и рекомендуется применять в организациях с большим объемом входящей корреспонденции, с территориально-распределенной структурой аппарата управления, в центральных аппаратах министерств и ведомств.

Используя документацию по системам с официальных сайтов разработчиков, предоставлеятся возможным провести сравнительный анализ данных программ по характеристикам.

Общие сведения о программах представлены в Таблице 1.

Таблица 1. Общие сведения о программах "Босс-референт" и "Directum"

Параметры сравнения	Программа "Босс-референт"	Программа "Directum"	Дополнительная информация
1. Серверная операционная система	Windows Server (2000,2003),	Windows Server (2000,2003,2008)	Лучше Босс-референт
2. Клиентская операционная система	Windows (2000,XP,Vista, 7), Linux, MacOS	Windows (XP, Vista, 7)	Лучше Босс-референт
3. Средства работы на мобильных устройствах			Лучше Directum
4. Возможность интеграции	1С, MS Office, MS SharePoint, Active Directory	1С, MS Office, MS SharePoint, Active Directory, Open Office	Лучше Directum
5. Демо-версия			Лучше Босс-референт

Первые два параметра сравнения - "Серверная операционная система" и "Клиентская операционная система". СЭД "Directum" имеет совместимость с меньшим количеством операционных систем в отличии от СЭД "Босс-референт".

Третий параметр "Средства работы на мобильных устройствах" подтверждает преимущество СЭД "Directum" благодаря возможности использования программы на мобильных телефонах, планшетных компьютерах и.тд, но не является достаточно важной функцией при обеспечнии документооборота.

Четвёртый параметр "Возможность интеграции" показывает, что обе системы имеют возможность интеграции со сторонними программами, такими как программы "MS Office" и 1С, повсеместно используемых на предприятиях различного масштаба, но СЭД "Directum" может интегрироваться с большим числом программ.

Демо-версия программ (параметр №5) присутствует только в СЭД "Босс-референт".

Таблица 2. Технологические возможности программ "Босс-референт" и "Directum"

Параметры сравнения	Программа "Босс-референт"	Программа "Directum"	Дополнительная информация
1. Регистрация документов
2. Создание документов на основе существующих
3. Регистрация из электронной почты
4. Регистрация документов из MS Office
5. Регистрация со сканера
7. Работа с проектами документов
8. Работа с документами в режиме Off-Line.
9. Удаленный доступ
11. Делегирование полномочий (постоянное или временное)

При сравнении технологических возможностей данных программ, были выбраны 11 параметров для сравнения.

Регистрация документов, как базовая функция любой системы документооборота, присутствует в обоих программах.

Второй параметр для сравнения - "Создание документов на основе существующих" отсутствует в обоих СЭД, что является существенным недостатком программ.

Регистрация документов из электронной почты - удобная функция, которая сокращает трату времени, есть в обоих программах.

Четвёртый параметр "Регистрация со сканера" в обеих СЭД присутствует лишь частично.

Параметр сравнения №5 "Регистрация документов из MS Office" присутствует частично в СЭД "Directum", что даёт ей здесь преимущество.

Формирование списка рассылки присутствует как в СЭД "Босс-референт", так и в "Directum", что облегчает работу по составлению списка контактов и позволяет с легкостью отсылать сообщения группам людей по различным признакам классификации.

Работа с проектами документов предоставляется полноценно в обеих сравниваемых СЭД.

Работа в режиме Off-Line представляется возможной только в "Directum". Данная функция имеет особую значимость и удобство в использовании, т.к. провайдер не всегда гарантирует бесперебойный доступ к сети Интернет, а благодаря этой опции документы всегда будут доступны для редактирования.

Параметр "Удалённый доступ" присутствует опять же только в СЭД "Directum". Данная функция является большим преимуществом для исполнителей, с помощью удаленного доступа к СЭД пользователь может в любое время, в любом месте получать актуальную информацию.

Делегирование полномочий (постоянное или временное) присутствует в обеих СЭД, но ограниченно. Данная функция имеет большое значение: она позволяет назначать права на доступ к кабинетам исполнителей, облегчает процесс передачи информации при уходе сотрудника в отпуск или при его увольнении.

Таблица 3. Сервисные возможности программ "Босс-референт" и "Directum"

По всем трём параметрам сравнения обе программы показали одинаковые результаты, что свидетельствует о том, что сервисные возможности данных СЭД не имеют принципиальных различий. В обеих системах присутствует поиск по атрибутам и другим параметрам, возможность совмещения различных видов поиска в одном поисковом запросе, функция экспорта результатов поиска в сторонние приложения.

Таблица 4. Средства защиты программ "Босс-референт" и "Directum"

Назначение прав пользователем и назначение прав группами пользователей присуствует в обоих программах.

"Выдача временных прав" частично есть в СЭД "Босс-референт" и полностью возможна в "Directum".

Средства мониторинга процессов в системе присутствуют в обоих программах, но в системе "Directum" не предоставляется в демо-версии.

"Наличие программных средств контроля целостности документов" отсутствует в обеих системах, что является существенным недостатком в обеспечении безопасного документооборота.

• БОСС-Референт - система класса ECM на платформе IBM Lotus
• БОСС-Референт 2010 - система класса ECM на платформе Microsoft SharePoint Server 2010
• БОСС-Референт 4J - cистема электронного документооборота и автоматизации делопроизводства на платформе JBOSS
• БОСС-Референт.bpm: финансовый документооборот - система централизованной обработки и хранения финансовых документов

Число сотрудников Сайт

www.boss-referent.ru

Компания БОСС-Референт – российская компания, занимающаяся разработкой систем управления корпоративной информацией: систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, ECM-систем .

История компании

Компания БОСС-Референт была образована в 2008 году в качестве дочернего предприятия крупного системного интегратора компании АйТи . Дочерней компании были переданы права на доработку и продажу системы БОСС-Референт, созданной в 1996 году на платформе IBM Lotus. До этого правообладателем продукта являлась компания Аплана, также входящая в группу компаний АйТи. В 2010 году под маркой БОСС-Референт были представлены еще несколько ECM-систем. На платформе IBM FileNet система БОСС-Референт.bpm: финансовый менеджмент и на платформах других производителей: БОСС-Референт 2010 на платформе Microsoft SharePoint и БОСС-Референт 4J на платформе JBOSS.

Профиль компании

В настоящий момент компания отвечает за производство, развитие и маркетинговое продвижение продуктов под маркой БОСС-Референт, поддержку партнеров и пользователей решения. Распространение и внедрение системы осуществляется силами партнеров компании.

Программные продукты : БОСС-Референт, БОСС-Референт 2010, БОСС-Референт 4J, БОСС-Референт.bpm: финансовый менеджмент

Дополнительные модули : АРМ-руководителя, iРеферент

Программные продукты

БОСС-Референт

Система класса ECM, предназначенная для автоматизации внутреннего документооборота компании и построения систем управления корпоративным контентом. Создана на платформе документоориентированной IBM Lotus.

Решаемые задачи:

• работа с договорами
• контроль исполнения поручений руководителей
• работа с заявками
• проектный документооборот и коллективная работа
• работа с обращениями граждан
• архивное хранение электронных документов
• интеграция с порталами с информацией о госуслугах

БОСС-Референт имеет достаточно высокий уровень функциональности по всем направлениям работы с документами, масштабируемости и стабильности в работе. При этом внедрение происходит быстро, а интерфейс позволяет сотрудникам оперативно включиться в работу. Система ориентирована на крупные организации и имеет большие возможности для адаптации под нужды компании. При построении СЭД в территориально-распределенных компаниях, все участники получают полнофункциональную систему. Схема лицензирования проста и прозрачна.

БОСС-Референт 2010

Система класса ECM, разработанная на основе платформы Microsoft SharePoint Server 2010. Позиционируется как система нового уровня взаимодействия с пользователем. Приоритет в этой системе отдается удобству работы с ней для всех категорий пользователей при помощи универсального клиента.

БОСС-Референт 2010 поддерживает возможности коллективной работы с документами и неструктурированной информацией, контроля над информационными потоками, в том числе генерируемой с помощью технологий Enterprise 2.0. Клиентская часть может быть интегрирована с другими корпоративными приложениями. При этом доступ к их данным обеспечивается через единый интерфейс.

Решаемые задачи:

• обработка больших объемов информации в удобном формате
• обеспечение контроля исполнения поручений
• возможность эффективной коллективной работы (технологии web 2.0, мобильность)
• организация дискуссий и чатов по документам и темам

БОСС-Референт 4J

Система электронного документооборота, предназначенная для автоматизации работы канцелярии и контроля исполнительской дисциплины. При ее разработке максимально учитывались требования органов власти к функционалу СЭД. БОСС-Референт 4J создана на СПО-платформе JBoss компании RedHat.

Это одна из немногих систем на Российском рынке, которая создана на СПО-платформе и поставляется с открытым кодом. СУБД системы так же имеет открытый код. Это может быть важно для организаций, которые предъявляют большие претензии к безопасности внутренней информации и профилактике ее утечки.

Система является веб-приложением. Работа осуществляется через веб-браузеры Explorer или FireFox.

Решаемые задачи:

• контроль исполнения поручений
• работа с договорами
• работа с нормативной документацией
• интеграция СЭД с системой межведомственного электронного документооборота
• работа с обращениями граждан
• создание основы для комплексной информационной системы типа «электронное правительство»

БОСС-Референт.bpm: финансовый менеджмент

Система централизованной обработки и хранения финансовых документов. Была разработана на платформе FileNet корпорации IBM. Решает задачи автоматизации и упрощения работы централизованной бухгалтерии.

Решаемые задачи:

• доставка финансовых документов из отдаленных подразделений в центральную бухгалтерию
• единый централизованный архив электронных копий финансовых документов
• доступ сотрудников к финансовым документам из различных учетных систем

Функции:

• Ввод первичной финансовой документации
• Обработка документации в центральной бухгалтерии
• Размещение в электронном хранилище документов
• Синхронизация данных с учетными системами
• Миграция данных в СЭД
• Полнотекстовый поиск

Положение на рынке

По данным исследования компании DSS Consulting компания БОСС-Референт входит в пятерку лидеров среди компаний-разработчиков СЭД. По общему числу внедрений и динамике новых проектов на 5 месте. По количеству рабочих мест на 3 месте. По динамике прироста рабочих мест на 2 месте.

Большая часть реализованных лицензий БОСС-Референт приходится на продолженные проекты в Федеральной налоговой службе России (ФНС) и компании МТС, а также в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр). Система БОСС-Референт относится к классу систем-надстроек на платформах. По данным DSS уже несколько лет система БОСС-Референт удерживает первое место в этом классе.

Основными заказчиками компании БОСС-Референт являются федеральные и региональные органы власти, государственные предприятия, компании топливно-энергетического комплекса и химической промышленности.

Основные пользователи системы

• Федеральная налоговая служба России
• НК Роснефть
• Башнефть
• ФосАгро
• ГазпромНефть
• Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр)
• Федеральная служба по надзору в сфере природопользования (Росприроднадзор)
• Правительство Воронежской области
• Администрация Псковской области
• Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг (МБУ "МФЦ") г.Волгограда

Партнерская сеть

Офис компании БОСС-Референт расположен в Москве. Филиальной структурой компания не располагает. Партнеры БОСС-Референт присутствуют практически во всех регионах России, а также в Украине и Казахстане.

Критика продуктов

Основная критика приходится на самый старый продукт компании – БОСС-Референт на Lotus.

Из недостатков можно отметить отсутствие offline-работы и немного устаревший интерфейс. Отмечается предвзятое отношение к платформе со стороны пользователей. Крайне неудобное управление правами доступа к документам в условиях обычной текучести кадров, отсутствие групповых прав доступа. Проблемы с выпуском новых версий ПО, плохая гарантийная поддержка.

На другие системы найти отрицательных отзывов не удалось. Возможно, это объясняется тем, что они были представлены недавно.

Ссылки

• "БОСС-Референт” помогает усовершенствовать систему коммуникаций
• Новая политика для «БОСС-Референта», BYTE №9 (278), 29 мая 2007 года
• Оптимизация расходов на СЭД: подрядчики знают, как сэкономить

Описание СЭД Босс-Референт

Использование СЭД БОСС-Референт в управленческом процессе приводит к оптимизации движения корпоративных документов, ускорению принятия решений менеджментом организации и улучшению качества управления, повышению исполнительской дисциплины и эффективности работы персонала. Система электронного документооборота Босс-Референт окупается в срок от 6 месяцев до 2-х лет.

Программа БОСС-Референт помогает организовать документооборот по стандартам системы менеджмента качества и является надежным помощником в решении управленческих задач.

Использование системы:

Позволяет в максимальной степени отказаться от бумажного документооборота;

Помогает оптимизировать работу с договорами, заявками;

Организует эффективное управление проектами;

Улучшает контроль исполнения заданий и поручений руководства.

При внедрении системы электронного документооборота БОСС-Референт в государственных и властных структурах создается база для налаживания обмена информацией с внешними пользователями по типу «электронного правительства» и организации работы порталов государственных услуг. Программный продукт БОСС-Референт обеспечивает прозрачность деятельности и повышение качества предоставляемых государством услуг. Система позволяет сократить бюджетные расходы на содержание органов власти, повысить продуктивность и эффективность управления, лучше контролировать исполнительскую дисциплину. В частных организациях создание системы повышает оперативность управленческих решений, производительность работы персонала за счет сокращения времени обработки документа и поиска необходимой информации.

СЭД БОСС-Референт имеет ряд неоспоримых преимуществ, а именно:

Создание единого информационного поля в организациях с широкой филиальной структурой;

Быстрое внедрение с адаптацией под требования организации с подключением к решению этих вопросов специалистов заказчика;

Удобный и доступный интерфейс позволяет персоналу организации без напряжения в короткие сроки освоить работу в системе;

Эффективная работа пользователей осуществляется через клиента Lotus и web;

Надежная работа системы, сопровождение и администрирование во всех филиалах из единого центра в режиме 24/7;

Сокращение трафика при работе в распределенной среде;

Широкие возможности для роста системы по количеству пользователей, типов документов, площадок;

Высокий уровень защиты информации;

Богатый и успешный внедренческий опыт, профессионализм разработчиков;

Привлекательная и доступная цена при высоком качестве работы системы.

Создание системы электронного документооборота в компании включает покупку необходимого количества лицензий, работы по постановке и внедрению системы, обучение персонала, организацию поддержка и сопровождения системы. Партнеры компании БОСС-Референт осуществляют продажу лицензий конечным пользователям. Необходимо приобрести лицензии на программу БОСС-Референт и лицензии на платформу IBM Lotus Notes/Domino по количеству пользователей в системе.

В результате внедрения системы электронного документооборота организация получает возможность наведения порядок в документообороте, сокращения времени обработки документов, улучшения контроля исполнения документов. Повышается оперативность принятия решений менеджментом компании за счет быстрого поиска нужной информации. В конкурентной борьбе важным аспектом является сохранность информации, которую СЭД БОСС-Референт обеспечивает в полной мере. Создание единого информационного пространства улучшает взаимодействие между органами власти, делает деятельность государственных структур более прозрачной.

Систему электронного документооборота, построенную на основе системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт, можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев.

Система БОСС-Референт состоит из следующих модулей:

«Железо» сервера, клиентские рабочие станции, локальные вычислительные сети, модемы, принтеры, сканеры, источники бесперебойного питания и прочие технические средства.

Рисунок 1 - Слои системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт

Операционная система: сетевая операционная система Windows, Linux, другие и транспортные протоколы, объединяющие в единый комплекс все «железо».

Lotus Notes/Domino - прикладная программная платформа, являющаяся надстройкой над сетевой операционной системой и включающая средства хранения документов, репликации (синхронизации) данных, полнотекстового поиска, электронной почты и другие важные механизмы.

БОСС-Референт - прикладные взаимосвязанные программные модули, работающие в среде Lotus Notes/Domino и поддерживающие бизнес-процессы управленческого и, частично, функционального документооборота.

Организационное и нормативное обеспечение: регламенты, правила работы, инструкции для пользователей и администраторов системы и т. п.

В состав БОСС-Референт входит набор взаимосвязанных подсистем, предназначенных для создания системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства.

Рисунок 2 - Структура электронного документооборота «БОСС-Референт»

Система электронного документооборота «БОСС-Референт» - отличный пример того, как высококвалифицированные специалисты подходят к выполнению поставленных перед ними задач. Она разработана компанией БОСС-Референт для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех установленных в 2008 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е, реализовано на системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).

На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) - более 85 000 пользователей, и в компании МТС - система объединяет более 25 000 сотрудников.

Приведенные выше факты достаточно полно объясняют, почему при поиске в Интернете сочетания слов «босс референт» почти сразу после описания профессии референта или секретаря-референта и истории происхождения слова «босс» наряду со статьями, как с этими самыми боссами взаимодействовать в профессиональной деятельности, можно обнаружить ссылки на данный продукт.

Главный экран наглядно дает пользователю представление о текущем положении дел. Сотрудник без труда оценит количество и суть ближайших задач, объем почты и поступивших к нему на обработку документов, и при желании, перейдет к конкретному документу, письму или поручению. Новые задания не оставят работника в покое, пока не будут выполнены.

Рисунок 3 - Главный экран программы

Одна из целей программы - обеспечить чистоту и порядок на рабочем месте. Обычно пользователь работает с несколькими десятками документов. Для того, чтобы ограничить количество отображаемых документов, используются совместно работающие переключатели, которые не меняют контекст радикальным образом, а уточняют текущее представление списка документов.

Рисунок 4 - Экран поручений

Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.

Автоматизация управления документами с помощью БОСС-Референт приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.

Управленческие задачи, решаемые СЭД БОСС-Референт:

Организовать эффективную работу с договорами;

Сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;

Автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;

Обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;

Повысить эффективность работы с заявками;

Наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.

Неудивительно, что запросы «босс референт» часто вводят в поисковых системах представители как коммерческих организаций, так и структур власти.

Внедрение СЭД БОСС-Референт дает следующие результаты:

Повышение качества оказания государственных услуг;

Улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости;

Повышение прозрачности и открытости деятельности;

Снижение расходов на обеспечение работы органов власти;

Создание основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАРы, архивы, порталы госуслуг).

Срок окупаемости системы составляет от полугода до 2 лет.

Преимущества и недостатки СЭД БОСС-Референт

Преимущества для коммерческих компаний:

Повышение управляемости;

Оперативное реагирование на изменения;

Увеличение конкурентоспособности компании на рынке.

Преимущества СЭД БОСС-Референт определяются широкими возможностями платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и богатым опытом внедрения. Можно выделить следующие преимущества решения по сравнению с конкурентами:

Преимущества:

Быстрое внедрение и быстрая автоматизация процессов обработки документов;

Легкое освоение пользователями основ работы с системой благодаря тому, что интерфейс удобен и интуитивно понятен;

Возможность полноценной работы пользователей с системой как через клиента Lotus, так и через web;

Широкие возможности для адаптации системы под нужды организации, в том числе силами специалистов заказчика;

Возможность построения действительно единого информационного пространства в организациях, имеющих территориально распределенную структуру;

Снижение трафика при работе в распределенной среде за счет реализации принципа «документ доставляется только туда, где он нужен для работы»;

Обеспечение надежности и отказоустойчивости системы 24 часа 7 дней в неделю;

Простота сопровождения системы и возможности администрирования СЭД во всех филиалах из единой точки;

Обеспечение высокой степени безопасности данных;

Одно из лучших предложений на рынке по соотношению цена/качество;

Эффективность и преимущества системы подтверждены опытом множества успешных внедрений.

Из недостатков можно отметить отсутствие offline-работы и немного устаревший интерфейс. Отмечается предвзятое отношение к платформе со стороны пользователей. Крайне неудобное управление правами доступа к документам в условиях обычной текучести кадров, отсутствие групповых прав доступа. Проблемы с выпуском новых версий ПО, плохая гарантийная поддержка.